Intern reglement

(english version below)

Iedereen die betrokken is bij de werking van Circusplaneet respecteert de structuur en de afspraken, maar heeft ook recht op inspraak. Spreek medewerkers gerust aan als iets op je lever ligt, of als je vragen of suggesties hebt. Ook dit intern reglement kan na jouw suggesties of opmerkingen worden aangepast en wordt dan van kracht na goedkeuring door de Raad van Bestuur. Wil je zelf zetelen in de algemene vergadering? Stel je dan kandidaat via rvb@circusplaneet.be.

Activiteiten

Tijdens de lessen is de oefenzaal enkel toegankelijk voor de lesgever en de cursisten van die bepaalde les, tenzij de lesgever er anders over beslist. Anderen wachten boven in de foyer. Ook ouders betreden de oefenzaal niet. Wie naar het toilet moet mag passeren. Deelnemers en lesgevers dragen sportieve kledij die geschikt is voor de activiteiten. Binnen alleen met binnenschoenen of op blote voeten. Docenten geven uiteraard het goede voorbeeld.

Roken en drugs

Roken is niet toegelaten op het hele terrein van de school (zowel binnen als buiten). Buiten het terrein wordt tijdens circusactiviteiten nooit gerookt in de nabijheid van kinderen en jongeren onder 18 jaar.Het is voor lesgevers tijdens de uren dat zij lesgeven verboden om alcohol te drinken. Wie ouder is dan 16 gaat op Circusplaneet op een verantwoorde manier om met alcohol. Voor wie jonger is dan 16 is het verboden alcohol te drinken. Onder invloed van alcohol kan er niet gecircust worden.Andere drugs zijn niet toegelaten. Het is voor deelnemers en medewerkers verboden om andere drugs te gebruiken tijdens Circusplaneetactiviteiten. Onder invloed van drugs kan er niet gecircust worden.

Gebouwen en terreinen

Eten en drinken in de oefenzaal is niet toegelaten. Water drinken mag wel. Neem geen glas mee in de oefenzaal.Het secretariaat is voor niemand toegankelijk bij afwezigheid van mensen die een sleutel hebben van het secretariaat. Het secretariaat wordt bij hun afwezigheid afgesloten. Huisdieren zijn niet toegelaten in de oefenzaal. Buiten de oefenzaal zijn huisdieren toegelaten als ze niemand hinderen. Het huisdier mag niemand anders beletten om op Circusplaneet te komen, bijvoorbeeld door schrik of een allergie.

Materiaal

Het circusmateriaal staat ter beschikking van de cursisten tijdens de lessen en van de leden tijdens de vrije ruimte. Gebruikers van het materiaal behandelen het ‘als een goede huisvader’. Na gebruik wordt het materiaal weer opgeborgen op de plaats waar het hoort. Mankementen aan het materiaal worden gemeld aan de verantwoordelijke lesgevers.

Iedereen is zelf verantwoordelijk voor zijn materiaal dat op Circusplaneet achtergelaten wordt. Zorg dat je de nodige merktekens aanbrengt.

Circusplaneet kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke bezittingen.

Om veiligheidsredenen wordt evenwichtsmateriaal en luchtacrobatiemateriaal enkel uitgeleend aan docenten die weten hoe ze met deze materialen moeten werken.

Duurzaamheid

Circusplaneet tracht op een duurzame manier om te springen met de planeet. We roepen onze leden op om die duurzame gedachte mee uit te dragen.

Grensoverschrijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag zoals agressie, pesten en ongewenst seksueel gedrag, wordt niet getolereerd. Wie melding wil maken van grensoverschrijdend gedrag kan contact opnemen met ons aanspreekpunt integriteit (API) via api@circusplaneet.be. Zij behandelen elke vraag discreet en garanderen anonimiteit. Samen met de betrokkenen gaan ze in functie van het gemelde incident op zoek naar een gepaste oplossing. Daarbij primeert altijd het belang van het slachtoffer.

Veiligheid

Samen met al haar leden  werkt Circusplaneet aan een veilige circusomgeving, maar circus is natuurlijk nooit zonder risico’s. Denk preventief en schakel gevaren uit. Warm altijd goed op vooraleer je circust.

Veiligheidsvoorschriften 

* Als je op hoogte werkt (doeken, trapeze, mast) doe je dat altijd met een valmat. De dikte van de valmat en de afmetingen van de valmat zijn in functie van de hoogte waarop je werkt. De regel is dat de breedte van de mat minstens 1⁄3 is van de hoogte waarop je werkt. De dikte van de mat is zeker 1/20 van de hoogte waarop je werkt (20cm voor 2m, 30 cm voor 6m, …)!

* Draag geen scherpe voorwerpen bij acro en luchtacro (piercings, juwelen, ritsen, …).

* Zelfstandig maxitrampoline en bascule springen doe je enkel als je voldoende ervaring hebt. Zorg steevast voor voldoende veiligheidsmaatregelen in functie van de oefening die je doet (matten,spotters, longe).

* Toestellen opbouwen en inhangen mag enkel door wie een expliciete toelating daarvoor heeft van de intern preventie-adviseur. Materiaal ophangen met de ladder of de hoogtewerker kan enkel op momenten dat er geen activiteiten zijn in de circuszaal.

* Een veilige zaal is een propere zaal. We vragen om alles terug te zetten/weg te binden op de juiste plaats na gebruik, om niet te eten in de oefenzaal en om enkel water te drinken. Glas is verboden in de oefenzaal.

Wie deze voorschriften niet respecteert is niet verzekerd in het kader van onze verzekering sportongevallen bij Ethias.

Circusplaneet wil ook een psychisch veilige omgeving stimuleren. De circuspedagogie is niet competitief, en heeft oog voor voldoende differentiatie op maat van de wensen en noden van ieder individu. Circusplaneet wil eveneens toegankelijk zijn voor alle kinderen die zin hebben om te circussen.

Corona

Corona is nog even in het land. Circusplaneet maakte risico-analyses en draaibboeken voor de verschillende activiteiten die georganiseerd worden. Wie daarin interesse heeft kan mailen naar info@circusplaneet.be. Specifieke en noodzakelijke info die medewerkers en deelnemers moeten krijgen, wordt op maat gecommuniceerd. 

Een paar belangrijke dingen om te weten
* Als je meedoet met onze activiteiten, zorg dan voor een goede handhygiëne.
* Als je coronasymptomen hebt, mag je niet meedoen.
* Als je tot de risicogroep behoort, overleg dan met een arts of jouw deelname niet een te groot risico vormt voor jouw gezondheid.
* Voor activiteiten waarvoor je inschrijft, houden we gegevens bij. Indien nodig zullen we die gegevens delen met de overheid in het kader van contacttracing.

Privacy

Als je betrokken bent bij CIRCUSPLANEET (of dat nu is door onze website te gebruiken, ons te volgen op social media, deel te nemen aan onze activiteiten, te solliciteren, …) dan betekent dat, dat je bepaalde persoonlijke gegevens aan ons toevertrouwt. De veiligheid daarvan nemen we serieus.

Welke gegevens verzamelt CIRCUSPLANEET van jou?
Wanneer je inschrijft voor één van onze activiteiten, registreren we jouw naam en contactgegevens (of die van de ouders) voor administratieve doeleinden. Daarnaast vragen we je ook naar je geboortedatum, en andere gegevens voor de administratie van de inschrijving te vervolledigen. De overheid vraagt ons om deze gegevens statistisch bij te houden. Wanneer je gebruik maakt van onze website, ga je akkoord met het gebruik van cookies.

Wanneer je deelneemt aan één van onze activiteiten, kunnen daar beeldopnames gemaakt worden. Dit doen we omdat we trots zijn op onze werking en onze mensen en omdat we veel belang hechten aan authentiek beeldgebruik in onze communicatie. Wanneer er tijdens de activiteiten van Circusplaneet iemand langskomt om beeldopnames te maken wordt dit meegedeeld aan de deelnemers en gevraagd of iemand bezwaren heeft. Word je liever niet in beeld gebracht, dan kan je dat mondeling laten weten. Word je sowieso niet graag in beeld gebracht voor elke activiteit kan je dat bij inschrijving laten weten via inschrijven@circusplaneet.be.

Onze voorstellingen, festivals en toonmomenten vallen onder de categorie publieke evenementen: hier worden vrijwel standaard foto’s genomen. Voel je je daar niet comfortabel bij, dan kan je dat altijd op de dag zelf laten weten aan de fotograaf zelf of aan één van de Circusplaneet-medewerkers.

Hoe bewaren en beschermen we je gegevens?
Wanneer je gegevens bij ons achterlaat, worden je gegevens opgeslagen in ons beveiligde databestand dat wordt opgeslagen in de Google-Cloud. Daar worden ze enkel bewaard in het kader van onze werking. Ze worden beschermd vanuit de algemene beschermingsgaranties die Google biedt voor zijn gebruikers.
Meer info over Google en Privacy vind je op https://policies.google.com/privacy#infocollect

Wat doen we ermee?
Je contactgegevens gebruiken we standaard voor administratieve doeleinden. Dat betekent dat je als deelnemer aan een activiteit van ons een aantal mailtjes krijgt gerelateerd aan je inschrijving (inschrijvingsbevestiging, betalings- en praktische info, evaluatie).
Jouw inschrijving geeft recht op gratis ontvangst van het ‘Circusmagazine’ van onze koepelorganisatie ‘Circuscentrum’ voor wie dat wenst. In dat kader geven we jouw naam en adresgegevens door aan Circuscentrum vzw.
Enkel wanneer je je zelf inschrijft voor de Circusplaneet nieuwsbrief gebruiken we je contactgegevens ook om je onze nieuwsbrief op te sturen. Daarop kan je op elk moment uitschrijven via de link in de mails zelf of door ons te contacteren.
Foto’s en video’s die van jou werden gemaakt met toestemming, kunnen gebruikt worden in onze communicatiekanalen (website, social media, nieuwsbrieven).

Wie heeft er toegang tot je gegevens?
Enkel onze medewerkers hebben standaard toegang tot de persoonlijke gegevens van de personen in ons databestand. Wanneer je deelneemt aan een activiteit die door een gastdocent of in samenwerking met een andere organisatie wordt gegeven, bezorgen we hem/haar ook je gegevens.

Zowel onze vaste medewerkers als onze gastdocenten en partnerorganisaties verbinden zich er contractueel toe om deze enkel in het kader van Circusplaneet-activiteiten te gebruiken. We geven je contactgegevens in geen enkel geval door aan externe partijen voor commerciële doeleinden.

Hoe kan je zelf je gegevens aanpassen?
Je hebt op elk moment het recht op inzage, wijziging of vernietiging van je eigen persoonlijke gegevens in ons databestand. Daarvoor kan je ons mailen op inschrijven@circusplaneet.be. Houd er wel rekening mee dat, als je nadien opnieuw voor een cursus inschrijft via onze website, we terug bepaalde gegevens van je zullen verzamelen (zie hierboven).

Heb je nog vragen over ons privacybeleid? Stuur gerust een mailtje naar info@circusplaneet.be.

Lees hier alles over ons Privacy- en cookiebeleid.

AND NOW . . . IN ENGLISH

Internal regulations

Everyone who is involved with the functioning of Circusplaneet must respect the structure and agreements, but also has a voice. Feel free to address a staff member if there is something on your mind, or if you have any questions or suggestions. These internal regulations can also be adapted following your suggestions or comments and come into force once approved by the Board of Directors. Would you like to serve on the Board of Directors yourself? You are welcome to apply via rvb@circusplaneet.be.

Activities

During class, the training hall will only be accessible for the teacher and the participants of that specific class, unless the teacher decides otherwise. Other people will have to wait in the foyer. The same rule applies to parents. Parents are not allowed to enter the training hall. When in need to use the restroom, one can pass. Participants and teachers must wear sports clothing that is suitable for the activity. Inside only indoor shoes or bare feet are allowed. Of course, the teachers will set a good example.

Smoking and drugs

Smoking is not allowed on the entire site of the circus school (both inside as well as outside). Outside of the site, smoking is not allowed when children or youngsters under the age of 18 are around. For teachers, the consumption of alcohol is forbidden while teaching. At Circusplaneet, those who are over 16 responsibly deal with alcohol. For those who are under the age of 16, the consumption of alcohol is forbidden. One cannot do circus under the influence of alcohol. Other drugs are not allowed. It is forbidden for participants and staff members to use other drugs during Circusplaneet activities. One cannot do circus under the influence of drugs.

Buildings and sites

Food and drinks are not allowed in the training hall, with the exception of water. Do not use glass in the training hall. The office is not accessible without the presence of someone in possession of a key to the office. In heir absence the office will be locked. Pets are not allowed in the training hall. Outside of the training hall pets are allowed in case they do not disturb anyone. The pet cannot preclude anyone from coming to Circusplaneet, for example out of fear or because of an allergy.

Equipment

The circus equipment is at the disposal of the participants during classes and of the members during community training. Users of the equipment will treat it with due care and attention. After use, the equipment must be stored where it should be. Any defects in the equipment must be reported to the responsible teachers.

Everyone is responsible for his or her own material when left at Circusplaneet. Make sure that you mark your objects.

Circusplaneet cannot be held responsible for any theft, loss, or damage to personal belongings.

Because of safety reasons, balancing and aerial equipment is only lent to teachers who know how to properly use the equipment.

Sustainability

Circusplaneet attempts to deal with our planet in a sustainable way. We call for our members to propagate this philosophy of sustainability.

Transgressive behaviour

Transgressive behaviour such as aggression, bullying and sexual harassment are not tolerated. Anyone who wants to report transgressive behaviour can contact our Integrity Point of Contact (API) via api@circusplaneet.be. They deal with every question discretely and guarantee anonymity. Together with the people involved they search for an adequate solution in function of the reported incident. The importance of the victim is always primary.

Safety

Together with all its members, Circusplaneet builds a safe circus environment, but of course circus is never without any risks. Think in a preventive way and eliminate danger. Make sure to warm up properly before doing circus.

Safety regulations

* When working at height (aerial silks, trapeze, Chinese pole), always use a crash mat. The thickness and the measurements of the mat are in function of the height you are working on. The rule is that the width of the mat should be at least one third of the height that you are working at. The thickness of the mat should be at least 1/20 of the height that you are working at (20cm for 2m, 30cm for 6m…)!
* Do not wear sharp objects when doing acrobatics or aerials (piercings, jewellery, zippers…).
* You can only practise maxi trampoline and teeterboard independently if you have the necessary experience. Make sure you apply enough safety measurements in function of the exercise that you are doing (mats, spotters, safety lines).
* Mounting and rigging apparatus is only allowed by those who have explicit permission to do so from the internal prevention advisor. Rigging apparatus with the ladder or the aerial platform is only possible at times when there are no activities in the circus hall.
* A safe hall is a clean hall. We ask to put everything back / tie away in the right place after use, not to eat in the training hall and to drink only water. Glass is prohibited in the training hall.

One who does not respect these regulations is not covered by our Ethias insurance in respect of sports accidents.

Circusplaneet also wants to stimulate a psychologically safe environment. The pedagogy of circus is not competitive and has an eye for the necessary differentiation suiting to the wishes and needs of every individual. Likewise, Circusplaneet wants to be accessible to all children who feel like doing circus.

Corona

Corona will still be in our country for a while. Circusplaneet has developed a risk analysis and strategies for every type of activity that is organised. Those interested in these documents can send an e-mail to info@circusplaneet.be. Specific and necessary information that staff members and participants must receive, is communicated in a tailored way.

A few important things to know

* When participating in our activities, pay attention to proper hand hygiene.
* You cannot participate when showing symptoms of COVID-19.
* If you belong to the risk group, consult your doctor to discuss whether your participation does not endanger your health too much.
* We keep the data of the activities for which you are enrolled. If necessary, we share these data with the government within the scope of contact tracing.

Privacy

If you are involved with CIRCUSPLANEET (whether by using our website, following us on social media, participating in our activities, applying for a job, etc.), this means that you are entrusting us with certain personal details. We take the security of this data seriously.

What information does CIRCUSPLANEET collect from you?

When you register for one of our activities, we register your name and contact details (or those of your parents) for administrative purposes. We also ask your date of birth and other data to complete the registration administration. The government asks us to keep these data for statistical purposes. When you use our website, you agree to the use of cookies.

When you take part in one of our activities, image recordings may be made. We do this because we are proud of our activities and our people, and because we attach great importance to authentic use of images in our communication. When, during the activities of Circusplaneet, someone comes along to make pictures, the participants are informed and asked if they have any objections. If you prefer not to be filmed, you can let us know verbally. If you do not want to be photographed during any of the activities, you can let us know at inschrijven@circusplaneet.be.

Our performances, festivals and showings fall under the category of public events: here, almost always photos are taken. If you don’t feel comfortable with that, you can always let the photographer or one of the Circusplaneet staff know on the day itself.

How do we store and protect your data?

When you leave data with us, your data will be stored in our secure database, which is stored in Google-Cloud. It will only be stored there for the purposes of our operations. They are protected by the general protection guarantees that Google offers its users.

You can find more information about Google and privacy at https://policies.google.com/privacy#infocollect.

What do we do with them?

By default, we use your contact details for administrative purposes. This means that as a participant in an activity, you will receive a number of emails from us related to your registration (registration confirmation, payment and practical information, evaluation).

Your registration entitles you to receive the ‘Circus Magazine’ of our umbrella organisation ‘Circuscentrum’ free of charge. For that purpose, we pass on your name and address details to Circuscentrum vzw.

Only when you yourself subscribe to the Circusplaneet newsletter, we use your contact data to send you our newsletter. You can unsubscribe at any time using the link in the mails themselves or by contacting us.

Pictures and videos taken of you with permission may be used in our communication channels (website, social media, newsletters).

Who can access your data?

Only our staff members have standard access to the personal data of the persons in our database. When you participate in an activity given by a guest teacher or in cooperation with another organisation, we also provide him/her with your data.

Both our permanent staff and our guest teachers and partner organisations contractually undertake to use these data only with respect to Circusplaneet activities. Under no circumstances do we pass on your contact data to external parties for commercial purposes.

How can you change your data yourself?

At any time, you have the right to inspect, change or delete your own personal data in our database. To do so you can email us at inschrijven@circusplaneet.be. Please note that if you subsequently enrol for a course via our website, we will again collect certain data from you (see above).

Do you have any questions about our privacy policy? Feel free to send an email to info@circusplaneet.be.

Read all about our Privacy and Cookie Policy here.